中小企業の業務効率化 : Part.4
今すぐに出来ることを、ひとつずつ！
前回までは、いかにして日常作業の無駄を見つけるか、そして無駄を無くす、もしくは無駄時間を短縮できるか、について話しました。
弊社では、まずは個別の作業ごとに細かいプログラムを作り、日常業務の中で様子をみながらプログラムを改善し、慣れてきた頃合いに個別のプログラム同士を接続して効率の良いワークフローにまとめていくという手法を使って少しずつ業務を効率化していくことが多いです。
個別の作業効率を特製のプログラムで改善するんですから その威力は絶大 ですが、その分 手間 も お金 もかかります。
このような効率化を図るために即座に動ける中小・零細企業はそれほど多くないと思います。
でも、プログラムやシステムに頼るまえに、やれることも実は沢山あります。
むしろ、そういった細かい足回りから整備していくべきだと思います。
まずはお金がかからず、すぐにでも出来ることから
こんなこと、もう出来てるよ！ という方は読み飛ばしてください。
- 会議は15分まで、回数も最小限に
会議の前にちゃんと考えてきてくださいね！ってことですね。
不要なメンバーを極力入れないことも大事です。 - 紙の書類を減らす （出来れば無くす）
モノを増やさないことが大事です。片付けるのも、探すのも時間をとられますね。 - 紙をもらったら、すぐにデータ化し紙は捨てる
データ化して一元管理すると、即座に必要なデータが引き出せるようになります。 - PCのキーボードショートカットを使いこなす
ショートカットで短縮できる時間ひとつひとつは地味ですが、年間で短縮できる時間はバカにできません。 - 社内ワークフローの無駄を省く工夫をする
意外と不要な紙を減らすと、自動的に効率化されたりします。 - 言葉狩りをする （笑）
これは意外と効果があります。
「俺はアナログ人間だから、、、」 とか 「インターネットは苦手で、、、テヘ」 とかは一切禁止ですね（笑）
ちなみに弊社では 「もったいない」 も禁止してます。 - 残業はしない。
要するに自分の時間も他人の時間も尊重し、大切にするということです。
多分、これだけで相当無駄な時間がなくなって、時間が余るようになると思います。（保証はできませんが）
ためしに、やってみてください。